POLITICA DE SECURITATE A PRELUCRARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL
FIDASOFT AUTOMATION SRL

Prezenta politica de securitate a fost creata avand in vedere:

  • FIDASOFT AUTOMATION S.R.L., persoana juridica romana, avand sediul social in Mun. Bucuresti, Sectorul 1, Str. Amiral Horia Macelariu, Nr. 61-81, Biroul 2, Etaj 1, inmatriculata la Registrul Comertului Bucuresti sub nr. J40/10267/2019, cod unic de identificare RO41483115 (denumita in continuare “FIDASOFT” sau “Noi”) desfasoara o activitate care presupune procesarea unor categorii de date cu caracter personal;
  • intrarea in vigoare incepand cu data de 25 mai 2018 a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumit in continuare “GDPR”);
  • obligatia impusa de GDPR de a asigura masuri de securitate tehnice si organizatorice adecvate tuturor activitatilor de procesare a datelor cu caracter personal.

1. ANGAJAMENT

FIDASOFT prelucreaza date cu caracter personal in scopuri legitime, cu respectarea tuturor principiilor impuse de GDPR si de practicile comerciale etice. Protejarea sigurantei si securitatii datelor personale este importanta pentru FIDASOFT si aceasta politica descrie cadrul organizatoric implementat pentru asigurarea conformitatii prelucrarii.

Obiectivul principal al acestei Politici de Securitate este de a contribui la desfasurarea activitatii societatii cu respectarea prevederilor legale specifice si de a minimiza riscurile prin prevenirea incidentelor si, in cazul improbabil al unor astfel de incidente, reducerea impactului lor asupra persoanei vizate.

Ne propunem sa avem o relatie bazata pe incredere, transparenta, buna-credinta si etica in relatia cu toti partenerii, colaboratorii si angajatii nostri.

2. DEFINITII

“Date cu caracter personal” inseamna orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila („persoana vizata”); o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

„Prelucrare” inseamna orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea.

„Pseudonimizare” inseamna prelucrarea datelor cu caracter personal intr-un asemenea mod incât acestea sa nu mai poata fi atribuite unei anume persoane vizate fara a se utiliza informatii suplimentare, cu conditia ca aceste informatii suplimentare sa fie stocate separat si sa faca obiectul unor masuri de natura tehnica si organizatorica care sa asigure neatribuirea respectivelor date cu caracter personal unei persoane fizice identificate sau identificabile.

„Operator” inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care, singur sau impreuna cu altele, stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile si mijloacele prelucrarii sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevazute in dreptul Uniunii sau in dreptul intern.

„Persoana imputernicita de operator” inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care prelucreaza datele cu caracter personal in numele operatorului.

„Parte terta” inseamna o persoana fizica sau juridica, autoritate publica, agentie sau organism altul decât persoana vizata, operatorul, persoana imputernicita de operator si persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei imputernicite de operator, sunt autorizate sa prelucreze date cu caracter personal.

„Destinatar” inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism careia (caruia) ii sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent daca este sau nu o parte terta. Cu toate acestea, autoritatile publice carora li se pot comunica date cu caracter personal in cadrul unei anumite anchete in conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern nu sunt considerate destinatari; prelucrarea acestor date de catre autoritatile publice respective respecta normele aplicabile in materie de protectie a datelor, in conformitate cu scopurile prelucrarii.

„Consimtamânt” al persoanei vizate inseamna orice manifestare de vointa libera, specifica, informata si lipsita de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta accepta, printr-o declaratie sau printr-o actiune fara echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc sa fie prelucrate.

„Restrictionarea prelucrarii” inseamna marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora.

3. PRINCIPIILE POLITICII DE SECURITATE

FIDASOFT proceseaza datele cu caracter personal cu care vine in contact cu respectarea urmatoarelor principii:

  • Protejarea drepturilor si libertatilor fundamentale ale persoanelor vizate;
  • Legalitate, echitate si transparenta – datele cu caracter personal sunt prelucrate cu buna credinta si in conformitate cu dispozitiile legale in vigoare, intr-un mod echitabil si transparent fata de persoana vizata;
  • Scopuri determinate, explicite si legitime – Prelucrarea datelor cu caracter personal de catre FIDASOFT se face in scopuri determinate, explicite si legitime si nu sunt prelucrate ulterior intr-un mod incompatibil cu aceste scopuri;
  • Temei – FIDASOFT se va asigura ca procesarea datelor cu caracter personal va avea un temei bine determinat, precum prevederi legale, consimtamantul persoanei vizate, executarea contractelor, interesul legitim al FIDASOFT (care nu va contraveni intereselor superioare ale persoanei vizate);
  • Limitare prin raportare la scop – FIDASOFT proceseaza datele cu caracter personal numai daca sunt adecvate, relevante si limitate la ceea ce este necesar in raport cu scopurile in care sunt prelucrate;
  • Limitare prin raportare la timp – FIDASOFT pastreaza datele persoanelor vizate pe o perioada care nu depaseste perioada necesara indeplinirii scopurilor in care sunt prelucrate datele;
  • Exactitate si acuratete – FIDASOFT proceseaza date cu caracter personal intr-un mod precis si ia masuri rezonabile pentru a se asigura ca datele inexacte de care ia cunostinta sunt sterse sau rectificate;
  • Securitate – FIDASOFT este dedicata asigurarii securitatii tuturor datelor cu caracter personal pe care le prelucreaza si face demersuri constante pentru a atinge acest scop, inclusiv prin instruirea angajatilor, colaboratorilor si partenerilor sai.

4. CATEGORII DE PERSOANE VIZATE

FIDASOFT proceseaza date cu caracter personal ale urmatoarelor categorii de persoane vizate:

  • Angajatii sau colaboratorii partenerilor comerciali, respectiv reprezentantii clientilor persoane juridice;
  • Utilizatorii / Clientii persoane fizice;
  • Angajatii si colaboratorii proprii;
  • Dupa caz, alte persoane fizice care interactioneaza cu societatea in cursul activitatii acesteia.

5. DATELE COLECTATE

In functie de specificul fiecarei relatii, FIDASOFT poate procesa urmatoarele categorii de date cu privire la persoanele vizate:

  • Nume si prenume;
  • Date de contact: Telefon, adresa de e-mail;
  • Date de identificare, conform cartii de identitate / pasaportului;
  • Date profesionale: loc de munca, pozitie, vechime, experienta profesionala;
  • Date furnizate direct prin e-mail sau prin alte modalitati de catre persoanele vizate;
  • Date colectate despre angajati si familiile acestora, in scopul respectarii contractului de munca si a prevederilor legale in domeniul muncii;
  • Vocea si imaginea persoanelor vizate, sau alte date sensibile in cazurile clar stabilite si numai cu notificarea / acordul prealabil al persoanei vizate.

Datele cu caracter personal mentionate mai sus au caracter exemplificativ.

Aceste date pot fi colectate din urmatoarele surse:

  • De la clientii FIDASOFT, persoane fizice sau juridice;
  • Din contracte si documente auxiliare acestora, inclusiv in executarea relatiilor de munca;
  • Ca urmare a furnizarii acestora in mod direct de catre persoana vizata – cu obtinerea consimtamantului in cazurile prevazute de lege;
  • De la furnizori, in functie de activitatea propriu zisa (de exemplu, imaginea persoanelor in locatiile supravegheate prin intermediul unei firme de paza colaboratoare).

6. SCOPURILE SI TEMEIURILE PRELUCRARII

Prelucram datele cu caracter personal pentru furnizarea si dezvoltarea produselor si serviciilor noastre, pentru oferirea catre persoanele de contact a informatiilor despre noi si despre gama noastra de produse si servicii. Putem utiliza datele de asemenea si pentru punerea la dispozitie a acestora catre membrii, echipei FIDASOFT sau catre partenerii / colaboratorii FIDASoft in scopul furnizarii produselor si/sau prestarii serviciilor contractate si oferirii de noi produse si/sau servicii.

Colectam date cu caracter personal in urmatoarele temeiuri:

  1. Executarea contractelor. Societatea poate oferi produse si servicii catre persoane fizice sau catre persoane juridice, fiind necesare datele de contact ale clientilor si utilizatorilor finali; de asemenea, procesam datele cu caracter personal ale angajatilor societatii, in vederea executarii contractelor de munca;
  2. Consimtamantul persoanelor vizate in cazurile in care acesta este solicitat si obtinut in mod expres;
  3. Indeplinirea unor obligatii legale;
  4. Indeplinirea intereselor legitime ale FIDASOFT care nu se vor opune drepturilor superioare ale persoanei vizate.

7. DESTINATARI

FIDASOFT nu transfera date cu caracter personal catre destinatari din afara spatiului Uniunii Europene

FIDASOFT nu vinde, nu ofera si nu pune la dispozitia tertilor in interes comercial datele cu caracter personal pe care le prelucreaza.

FIDASOFT foloseste Microsoft Azure pentru stocarea informatiilor obtinute in cursul furnizarii de servicii / produse prin intermediul www.fidasoft.ro. Ca regula, FIDASOFT isi propune ca toate informatiile persoanelor vizate sa fie stocate in baze de date de pe teritoriul Uniunii Europene (UE). La selectarea mediilor de stocare a informatiei FIDASOFT va depune diligente pentru a asigura intr-o masura tehnica rezonabila confidentialitatea informatiilor si a datelor personale procesate. FIDASOFT, direct sau prin imputernicitii sai, va procesa datele in calitate de operator de date cu caracter personal, iar aceste date pot fi accesibile si folosite de catre angajatii FIDASOFT, precum si de catre partenerii contractuali sau colaboratorii FIDASOFT, direct sau prin imputernicitii acestora.

In cazul in care se va solicita FIDASOFT dezvaluirea informatiilor persoanelor vizate printr-un ordin judecatoresc sau pentru a se conforma altor cerinte legale sau de reglementare, societatea va da curs acestor solicitari in conformitate cu prevederile legale in vigoare.

8. DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

Conform GDPR, toate persoanele fizice carora le prelucram date cu caracter personal au drepturi specifice, printre care mentionam:

  1. Dreptul la informare: dreptul de a afla ce date sunt procesate, scopurile si temeiurile prelucrarii, destinatarii datelor, perioada de stocare, existenta drepturilor persoanelor vizate, dreptul de a se adresa autoritatii de supraveghere etc.;
  2. Dreptul de acces: dreptul de a obtine din partea operatorului o confirmare ca se prelucreaza sau nu date cu caracter personal care le privesc si, in caz afirmativ, acces la datele respective si la informatii privind prelucrarea detaliate anterior;
  3. Dreptul la rectificare: dreptul de a obtine corectarea datelor inexacte sau completarea datelor lipsa;
  4. Dreptul la stergerea datelor: dreptul de a solicita stergerea datelor procesate, in situatiile prevazute de lege;
  5. Dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii, in limitele prevazute de lege.
  6. Alte drepturi care pot fi exercitate in limitele prevazute de lege: dreptul la portabilitatea datelor, dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor, dreptul de a se opune proceselor decizionale automate, dreptul de a se adresa autoritatilor competente cu solicitari privind prelucrarile efectuate de FIDASOFT etc., dreptul de a retrage consimtamantul, in orice moment, pentru prelucrarea datelor personale pentru care temeiul prelucrarii il reprezinta consimtamantul persoanei vizate.

9. SECURITATEA DATELOR COLECTATE

In conformitate cu prevederile legale in vigoare si cu stadiul actual al tehnologiei, FIDASOFT a implementat si implementeaza in permanenta masuri tehnice si organizatorice adecvate pentru asigurarea securitatii datelor cu caracter personal in decursul activitatii noastre, conform regulilor detaliate mai jos.

In activitatea noastra urmarim in primul rand prevenirea oricaror incidente de securitate, precum acces neautorizat la date, scurgeri de informatii, stergere accidentala a datelor si altele asemenea, intreaga structura a prelucrarilor de date fiind construita in jurul principiului preventiei.

Totusi, avand in vedere ca in secolul XXI si in special in societatea informationala securitatea prelucrarilor nu poate fi 100% garantata, FIDASOFT a luat, de asemenea, masuri ca, in cazul improbabil in care apar incidente de securitate, intinderea si gravitatea acestora sa fie diminuate.

10. REGULI GENERALE

Pentru a asigura protectia adecvata a datelor cu caracter personal la care FIDASOFT are acces, am implementat masuri organizatorice si tehnice adecvate prelucrarilor efectuate, precum:

  1. Semnarea unor documente suplimentare cu angajatii si furnizorii nostri pentru asigurarea confidentialitatii datelor cu caracter personal la care au acces.
  2. Implementarea unor masuri de securitate fizice cu privire la documentele care contin date cu caracter personal, cum ar fi, de exemplu, stocarea documentelor in dulapuri inchise cu cheie la care are acces doar personalul autorizat, implementarea unor sisteme de acces restrictionat (de exemplu, chei, carduri de acces) exclusiv pentru persoanele care justifica un interes pentru accesul respectivelor date.
  3. Implementarea unor masuri de securitate in ceea ce priveste sistemele informatice, cum ar fi, de exemplu, asigurarea ca toate echipamentele noastre dispun de programe de securitate corespunzatoare, asigurarea unor copii de rezerva etc.
  4. Implementarea unor programe de instruire a personalului cu privire la cerintele GDPR.

Pentru orice detalii sau intrebari privind masurile de securitate tehnice si organizatorice implementate de societate va rugam sa ne transmiteti solicitarile dvs. la datele de contact mentionate in sectiunea 11 (Dispozitii finale).

11. DISPOZITII FINALE

Pentru mai multe detalii, informatii si solicitari orice persoana interesata se poate adresa printr-un e-mail la adresa dedicata dataprotection@fidasoft.ro sau la sediul nostru din Bucuresti, Sectorul 1, Str. Amiral Horia Macelariu, Nr. 61-81. Pentru exercitarea anumitor drepturi ne rezervam dreptul de a solicita ca cererea sa fie depusa in scris, semnata de persoana vizata si ca solicitantul sa prezinte dovezi suficiente de identificare cu persoana vizata (care exercita dreptul conferit de lege).